1.试论现代企业秘书应具备的知识结构
一、引言 随着社会的发展，经济的繁荣，对外贸易的往来，各种社会关系的多样化，复杂化，现代企业秘书工作的具体内容可以概括为辅助领导管理，提供综合服务。
它是上呈下达，联络各方，参与政务，管理事务的一项重要工作，是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。现代企业的秘书工作，对秘书工作人员的文化素养，领导能力，社会交际，智谋，口才，写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高。
所以，现代企业的秘书工作人员必须循序渐进，不断学习，增强和深化知识，建立和完善应具备的知识结构，提高综合素质，以适应现代企业秘书工作日益发展这一要求和需要。 二、秘书知识结构的重要性 现代社会是知识密集的社会，新世纪——21世纪是知识经济的时代，在这个社会、这个时代中处处需要知识，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。
秘书拥有合理的知识结构，特别是拥有相应时代需要的知识结构，可以提高秘书自身能力。秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。
秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。
一般说来，知识结构越完善，能力便越强；知识结构越单一，能力则越弱，二者成正比。所以，知识与能力是分不开的。
现代企业秘书工作将变得越来越庞杂、新颖、高深，这就需要秘书是具有广博知识和各种综合能力的复合型人才。秘书只有拥有合理的新时代的知识结构，才能更好地发挥他们办文、办事、办会的能力，如在其间用到的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。
秘书只有拥有一定的知识结构，才能使能力发挥得淋漓尽致，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”。秘书拥有新时代、新世纪的知识结构可以激发他们的能力，但最终目的也是为秘书工作而服务，从而带动领导、企事业单位与政府部门乃至国家的发展。
三、现代企业秘书应具备的知识结构 知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。
对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。 1、基础知识 基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。
基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。
（1）自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。
这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。
因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法，市场预测中的坐标象限方法及导数概念的运用，公文研究中的模型方法，等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，企业秘书也都不能忽视。
如企业秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。 （2）社会科学基础知识。
社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。
另一方面是历史中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对企业秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。
秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，企业秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成有大致了解。
这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。 哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。
哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，企业秘书才能树立正确的观念，从而正确的摆正自己的位置。
可见，哲学理论不但对企业秘书非常重要，对于任何一个想要好好生存的人来说也是必不可少的。 企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。
具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否。
2.我想知道涉外秘书工作者的知识结构`
三、新世纪秘书还应建构的知识结构新世纪的到来，特别WTO的加入，使中国与世界的距离缩短了，但也明显暴露了我们方方面面的差距，所以中国将会面临着更大的机遇与挑战。
这种形势，也给秘书工作带来了新的挑战，也带来了新的发展机遇。秘书工作再也不是传统观念中的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。
21世纪是知识经济的时代。秘书人员应该具备新的秘书知识结构，拾遗补缺、不断更新、优化自己的知识结构。
我认为，在新世纪，秘书除了具备上述知识外，还应具备以下几个方面的知识。 1.熟练掌握英语语言方面，英语将成为必备工具。
随着改革开放的深入，国内外的交流日益密切。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都需要使用普遍通行的语言。
英语是世界共同语。所以，在英语方面，不仅要会简单的对话，还应进一步掌握写作、翻译等技巧，才能适应工作需要。
2.熟悉电脑操作和办公自动化设备使用新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。
一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平。 3.熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识新世纪，秘书可能要经常地同外国宾客打交道，这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识，这样才能正常地、顺利地交往，才能彼此沟通。
比如握手就很有讲究。握手是多数国家的人在相互见面和离别时的必要礼节，但也要根据不同对象采取不同的握手方式。
对关系亲近的人可以边握手边问候，甚至可以长时间地握在一起；对一般的客人则只握一下即可，不必用力；年轻人对年长者，身份低的人对身份高的人则应稍稍欠身，双手握住对方的手，以示尊敬，男人与妇女握手时只要握一下女方的手指。日本人见面后是行鞠躬礼，东南亚佛教国家是双手合十致意。
对各国的禁忌也要了解。在伊斯兰国家穆斯林不吃猪肉，也忌讳谈猪；与东南亚国家客人相见时，不要跷“二郎腿”，如果鞋底朝向对方，这是不礼貌的表示等等。
各国文化及相应的礼仪，秘书必须了解和熟悉，并在与各种外宾接触中表现为行为，这才能让对方感到你对他友好和尊敬，从而增进友谊；如果在交往中不注意这些礼仪习俗，可能造成误会，甚至引起矛盾，从而造成工作上的麻烦。1 4.熟练掌握涉外法律知识在新世纪，进行对外经济贸易活动，签订的涉外经济合同具有严格的法律效力。
它对双方的权利和义务均有具体规定和要求，并用赔偿和提交仲裁等条款来制约违反合同的行为。如果我们缺乏涉外法律知识，无论是合同的内容订得不完备、条款不具体，或是经济责任不明确，都会影响合同的履行，从而造成企事业单位甚至国家应有的损失。
例如，我国甲公司与外国乙公司签订的造船买卖合同，规定我方如果延期交船超过30天，每天扣减价格5000美元，如超过100天，外商即可解除合同，并应加息偿还所预付的价款。但对外商延期付款却没有规定违约罚款，如给我方造成损失，我方仅保留索赔权，但没有规定外方的赔偿责任。
合同还规定我方要为履行合同的经济责任提供银行担保，而外方是否履行合同，却没有提供担保。这些规定，显然不符合平等互利和权利义务对等这一签订涉外合同的基本原则。
因此，新世纪的秘书要当好领导的参谋与助手，必须熟练掌握涉外法律知识。既要了解我国的法律，也要掌握国际上各国的有关法律规定。
与此同时，还要掌握国际上随时变化着的情况，如中国加入WTO后，秘书还要掌握WTO法等一些法律知识。2 5.会驾驶新世纪，公司聘用秘书，除了要求秘书懂英语、电脑外，就是懂驾驶了。
以前秘书只要收发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会、做个记录就行了，而现在具备那样的知识结构已经不满足新世纪的需要了，21世纪需要的秘书应该是广博知识和各种综合能力的复合型人才。所以新世纪的秘书也要会驾驶，随时为领导的需要做准备。
当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机刚有事出去，加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶，就刚好派上用场，可以使事件顺利得到解决。 四、秘书拥有相应时代需要的知识结构的重要性 “知识就是力量”（培根语），“掌握无论哪种知识对智力都是有用的”（达•芬奇语）。
现代社会是知识密集的社会，新世纪——21世纪是知识经济的时代，在这个社会、这个时代中处处需要知识，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有相应时代需要的知识结构，可以提高秘书自身能力。
秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。
秘书能力的大。
3.为什么要建立合理的秘书人员知识结构
在许多人看来，秘书工作没什么难度，无非是收发、整理文件，接待来访，跟领导开会、做记录，无需创造性工作，所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了。
但当社会的发展经济趋于一体化、对外贸易往来频繁，各种社会关系多样化、复杂化，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。因此，研究现代秘书的知识结构，是很有必要和价值的。
一、秘书知识结构的重要性 合理的知识结构是从事任何职业的人员所必需的。秘书也不例外，它是现代秘书工作综合性的必然要求，也是形成和发展秘书能力的基础。
（一）合理的知识结构是现代秘书工作综合性的必然要求 秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。
综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。因此，现代秘书应该努力培养自己成为具有广博知识、拥有合理知识结构的复合型通才，以适应其职业特性。
从纵向层次说，现代秘书要具备从事本职业工作足够的知识深度；从横向层次说，现代秘书又要具备从事某行业实务工作的知识广度。 （二）合理的知识结构是形成和发展秘书能力的基础 “知识就是力量”（培根语），“掌握无论哪种知识对智力都是有用的”（达・芬奇语）。
现代社会知识密集，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有合理的知识结构，才可以提高自身能力。
秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。只有拥有合理的知识结构，才能更好地发挥办文、办事、办会的能力，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”，更好的服务领导和单位。
二、现代秘书应具备的知识结构 （一）何谓知识结构 知识结构，就是既有精深的专门知识，又有广博的知识面，具有事业发展实际需要的最合理、最优化的知识体系，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。 （二）现代秘书应具备的知识结构 一个完整的合理的知识结构对于一个秘书工作者而言，应有三个方面：基础知识、专业知识、相关的辅助知识。
1.基础知识 基础知识是指作为一个秘书所必须具备的最起码的知识理论。基础知识越扎实丰富，秘书的潜力发挥就越大。
秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。 自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等，这些常识秘书都应掌握。
比如秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。 社会科学知识包括历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识等等，秘书人员都要对此有基本了解。
熟悉历史，有利于我们借鉴历史经验，避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上。哲学理论对秘书来说也是必须具备的。
它直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，秘书才能树立正确的三观。
当然，法律知识也是必不可少的，秘书必须做到知法、懂法、守法、护法，这样才能真正做好秘书工作。 2.专业知识 秘书人员的专业知识可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础知识，第二部分是秘书所在行业的行业知识。
秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、文书学、档案学、逻辑学、速记以及秘书礼仪等等。秘书学是研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。
对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，现代秘书必须掌握秘书学。
写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。秘书工作者不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要。
信息学就是能把信息意识和信息技术授予现代秘书人员的学科。与此同时，现代秘书人员还要在不断地在学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术，熟练电脑操作和办公自动化设备的使用，快捷地获取各种信息。
随着办公自动化的发展，秘书人员在掌握信息等方面更加便捷，大大提高了办公效率和管理水平。此外，文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是秘书人员的知识结构中不可缺少的。
行业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业知识。
这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。
在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。
3.相关辅助知识 辅助知识既不像基础知。
4.什么是现代企业秘书,应具备什么知识结构
现代企业就是按现代企业制度运行的企业，而这种企业所迫切需要的秘书人才，就是现代企业秘书，现代企业秘书的素质有比较高的要求，主要通过三种尺度加以衡量：
1）创造动力：具有强烈的立体思维和创新精神，在工作岗位上，常有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想；能够在企业的管理、制度、技术、知识创新等系统有新作为。能够发现更有战略价值的新领域、新课题、新技术、新产品，不断形成最具创意的优势。
2）复合性的知识结构：主要是“四合一”的知识结构，“四合一”是指集科技、文学、经贸、外语于一身的人才。既懂专业又懂外语。
3）优良的协作精神；团结公关，协作成事的能力；
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5.秘书职能结构是什么现代秘书的职能结构
秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。
秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务，其特点主要有综合辅助、系统中介、间接效益性和对立统一性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理；在组织的结构系统中，秘书部门既是组织静态的结构中介，又是组织动态运转的中介；秘书工作的成果是很难用具体的经济成果的数据来表述，但秘书有效的职能活动，能够使取得生产和管理成果的人们效益的提高；秘书的职能活动不能脱离社会，和其他社会活动一样，秘书职能活动具有鲜明的对立统一性。
在秘书工作实践中，这些特点，决定了秘书在职能活动中要充分发挥参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。 关键词：秘书职能活动 特点与作用 秘书在组织管理体系内工作活动，势必受到职能地位和工作环境的影响和制约。
虽然秘书活动头绪众多，范围广泛，可变性大，但仍然有着符合自己职能地位和环境条件的特点，存在着符合自身活动规律的原理。总体来说，秘书主要作用就是为领导工作服务，综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体效益。
具体来说，体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。 本文根据秘书活动的一般特征和原理，从秘书工作的特点与要求入手，理论联系实践，就秘书在职能活动中如何充分发挥其重要作用分4个方面进行论述，旨在通过对秘书工作特点与要求的了解，更好地开展秘书工作，充分发挥其职能作用。
1、秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用 1·1 综合辅助是秘书活动的显著特点 秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。 秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。
综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。 在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。
同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。 1·2 秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用 现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳。
它必须依靠副职和秘书人员，为他分担部分工作。而副职过多，又有可能因权力分散，造成难以统一的弊病，而且副职领导往往独当一面的分管部分工作，很难对主要领导人提供全面的辅佐和服务。
因此秘书的决策咨询的功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。 在学校日常政务工作中，办公室秘书是学校领导的助手，必须协助领导者处理日常办公事务，为领导的工作提供各方面的服务。
秘书不仅熟悉学校领导的权责范围、工作内容、以及组织内外的各种关系，了解各种工作渠道和来自各方面教学工作信息；熟悉本级机关组织的全面的情况，对上级领导机关的政策、指令和有关意图，以及下级各处室、各年级组和各教研组的具体情况都比较了解，而且秘书还对领导者的工作习惯、思想脉络和不同阶段的工作重点比较熟悉。 秘书这种协助领导处理日常事务，为领导者提供工作服务的职能地位，为秘书发挥参谋咨询作用，提供了便利条件，而领导人也存在这种需要。
一位有现代管理思想的领导人，不仅需要他的秘书作风正派、办事机敏、忠诚可靠，而且需要他的秘书有较高的智能，信息灵通，知识全面，善于出谋献策，能够直言上谏，在关键时候提醒自己，拓宽自己的思路，使自己少犯错误。 秘书要充分发挥其参谋咨询作用就必须取得领导者的绝对信任，如果领导信任，愿意征求和听取秘书的参谋建议，秘书就能有效地发挥参谋咨询作用；反之，就难以发挥作用。
而领导者对秘书的信任很大程度上与秘书的自身素质、领导人的素质和组织气候的影响有关。 这三个方面的影响造成了处在相同职能地位的秘书有的能随时向领导者提供参谋建议，成为领导身边的智囊人物；有的只能跑腿办事，很少有提出意见和建议的机会的现象。
同时群众的理解和支持，影响着领导人的管理效果，也影响秘书发挥参谋咨询作用。秘书只有深入群众，了解实际，在群众中吸取丰富的营养，在领导和群众之间做好沟通的桥梁和联系的纽带，随时向领导反映群众正确意见和建议，才能充分地发挥其参谋咨询作用。
秘书的职能地位处于信息沟通网络的中枢。组织对内对外信息沟通的网络结构越合理，运转效率越高，秘书掌握的信息就越全面、及时、准确，以此为依据，提出参谋建议或进行咨询，就有较高的实际价值。
反之，秘书就失去了发挥参谋咨询作用的信息依据。 1·3 辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用 秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。
秘书。
6.新时期秘书职业的特征
新时期对秘书职业道德提出了具体要求：在政治上过得硬，要同党中央保持一致；要培养一个好的作风，要深入实际，密切联系群众；要兢兢业业，勤勤恳恳；要讲求效率，讲求质量；对自己要严格要求，在廉政问题上要以身作则，在办公厅（室）工作要有光荣感、责任感，不能有特殊感、优越感；要不断提高业务素质，其中最重要的是要有很高的政治水平。
当代我国秘书的职业道德，是以无产阶级的优良品质为阶级基础，以马克思主义伦理学理论为思想基础，以中华民族的优秀道德遗产为继承基础的社会主义职业道德。秘书人员在从事职业活动的过程中，应时时遵循职业道德规范，努力使自己成为一个具有高尚道德品质的合格秘书。
秘书职业道德规范的内容包括：忠于职守；廉洁奉公；秉公办事；平等待人；谦虚谨慎；严守秘密。
秘书职业道德修养是一个长期的磨练和实践的过程，需要秘书人员自觉地作出多方面的努力。理论和实践相结合是秘书职业道德修养的基本原则：秘书道德修养的最根本问题，是在秘书活动实践中改造主观世界，离开社会实践空谈修养，只能是虚伪的道德说教；要求每一个秘书人员要身体力行，把对职业道德规范的认识贯彻到实际工作和日常生活中去
